Nous vous présentons comment créer automatiquement sur votre PC des listes de dossiers organisées dans une feuille de calcul Excel. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous devez créer des structures de projets complexes ou un grand nombre de dossiers en une seule fois.
Qu’est-ce que la création de structures de dossiers avec Excel ?
La fonction d’importation Excel de FolderForge permet d’importer des fichiers Microsoft Excel (.xlsx, .xls) contenant une liste de noms de dossiers et de créer automatiquement ces dossiers sur votre PC Windows. Cela élimine la tâche fastidieuse de créer manuellement des dizaines, voire des centaines de dossiers, et maximise l’efficacité de votre travail.
Cas d’utilisation :
- Création en masse de dossiers d’archivage de documents par projet
- Mise en place de dossiers d’organisation de données par client et par année
- Configuration d’un système de gestion de fichiers par catégorie de travail
- Création automatique de dossiers pour les supports de formation et les cours
Accès à la fonctionnalité
Il existe deux façons d’importer un fichier Excel dans FolderForge.
Méthode 1 : Utilisation du menu latéral
- Après avoir lancé le logiciel, vérifiez la barre latérale gauche.
- Cliquez sur le menu « Importer depuis Excel ».
- La boîte de dialogue d’importation de feuille de calcul s’ouvrira automatiquement.
Méthode 2 : Accès direct depuis l’écran d’accueil
- Dans la barre latérale gauche, cliquez sur le menu « Accueil ».
- Vérifiez la fonctionnalité située à côté du bouton « Importer depuis un fichier texte », en haut de la zone de saisie de la structure des dossiers.
- Sélectionnez le bouton ou l’option lié à Excel.
Remarque : Les deux méthodes mènent à la même boîte de dialogue d’importation Excel.
Préparation du fichier Excel
Formats de fichiers pris en charge
.xlsx(Excel 2007 ou version ultérieure).xls(Excel 97-2003)
Règles de création de fichiers Excel
Dans le fichier Excel, seule la colonne A (première colonne) est reconnue comme nom de dossier. Veuillez vous assurer des points suivants.
Exemple correct :
| Colonne A (Nom du dossier) | Colonne B (Notes – ignorées) |
|---|---|
| Project_2024 | Année en cours |
| Client_A | Client VIP |
| Client_B | Client régulier |
| Data_Backup | Sauvegarde mensuelle |
Précautions :
- Saisissez les noms de dossiers uniquement dans la colonne A (les colonnes B, C, etc. sont ignorées).
- Les lignes vides sont automatiquement ignorées.
- Attention : les lignes d’en-tête (par exemple, « Nom du dossier », « Description », etc.) seront également créées comme des dossiers.
- Évitez les caractères spéciaux (
< > : " / \ | ? *) non autorisés dans Windows.
Guide d’utilisation étape par étape
Étape 1 : Sélection du fichier Excel
- Dans la boîte de dialogue « Importer la structure de dossiers depuis une feuille de calcul », cliquez sur le bouton « Sélectionner un fichier Excel ».
- Lorsque l’explorateur de fichiers s’ouvre, sélectionnez le fichier Excel que vous avez préparé.
- Le chemin et le nom du fichier s’afficheront dans la boîte de dialogue.
Traitement automatique :
- Lorsque vous sélectionnez un fichier, le logiciel importe automatiquement la liste des feuilles de calcul qu’il contient.
- La première feuille est automatiquement sélectionnée.
Étape 2 : Sélection de la feuille
- Si le fichier Excel contient plusieurs feuilles, le menu déroulant « Sélectionner une feuille » sera activé.
- Sélectionnez la feuille contenant la liste des dossiers.
- Un message d’information dans l’info-bulle indique : « Seules les données de la colonne A sont utilisées comme noms de dossiers ».
Étape 3 : Vérification de l’aperçu des données
Les données de la feuille sélectionnée sont automatiquement chargées et affichées en bas.
Informations de l’aperçu :
- Affiche jusqu’à 20 lignes sous forme de tableau.
- Toutes les colonnes sont affichées, mais seule la colonne A est réellement utilisée.
- Les numéros de ligne sont également affichés pour faciliter la vérification.
Informations statistiques :
- Nombre de dossiers à créer
- Nombre de lignes vides ignorées
- Nombre de noms de dossiers valides
Étape 4 : Validation
Le logiciel valide automatiquement les éléments suivants :
Validation du format de fichier :
- Affichage d’un message d’erreur si le format n’est pas pris en charge.
Validation du nom du dossier :
- Vérification de la présence de caractères interdits par Windows.
- Avertissement de noms de dossiers en double (vous pouvez continuer).
- Vérification des données vides
En cas d’erreur :
- Un message d’erreur clair s’affiche dans une fenêtre contextuelle.
- Corrigez la partie problématique et réessayez.
Étape 5 : Application dans le champ de saisie
- Après avoir vérifié l’aperçu et si aucun problème n’est détecté, cliquez sur le bouton « Appliquer dans le champ de saisie ».
- Les données Excel sont converties au format texte de structure de dossiers.
- Elles sont automatiquement insérées dans la zone de saisie de la structure de dossiers de l’écran principal.
Exemple de résultat de conversion :
Colonne A d’Excel :
Project_2024
Client_A
Client_B
Texte converti :
Project_2024
Client_A
Client_B
Étape 6 : Exécution de la création de dossiers
- Dans la zone Sélection du chemin sous le champ de saisie, spécifiez l’emplacement où les dossiers doivent être créés.
- Vérifiez la structure finale des dossiers à créer dans la zone d’aperçu à droite.
- Cliquez sur le bouton « Créer les dossiers » en bas.
Processus de création :
- Une barre de progression s’affiche, vous permettant de suivre l’avancement en temps réel.
- Une fois terminé, un message de succès et une boîte de dialogue de résultats s’affichent.
- Des statistiques sont fournies, telles que le nombre de dossiers créés et les éléments ignorés.
Conseils d’utilisation avancés
Créer une structure hiérarchique
Actuellement, la fonction Excel ne prend en charge que les dossiers de niveau unique, mais vous pouvez créer une structure hiérarchique en utilisant la fonction de saisie de texte.
Méthode :
- Importez la liste de dossiers de base depuis Excel.
- Modifiez manuellement le texte appliqué dans le champ de saisie.
- Ajoutez une indentation (2 espaces ou une tabulation) pour représenter les sous-dossiers.
Exemple :
Project_2024
Design
Development
Testing
Client_A
Contract
Deliverables
Traitement de dossiers en masse
Lorsque vous créez plus de quelques centaines de dossiers, nous vous recommandons ce qui suit :
- Divisez le fichier Excel en plusieurs feuilles pour une gestion par catégorie.
- Importez feuille par feuille et créez les dossiers progressivement.
- Vérifiez les résultats après chaque lot.
Application des règles de nommage des dossiers
Règles de nommage pour améliorer l’efficacité du travail :
- Inclure la date :
2024-01_ProjectName - Système de numérotation :
001_ClientA,002_ClientB - Préfixe de catégorie :
DOC_Contract,IMG_Images
Guide de dépannage
Problème de noms de dossiers corrompus en coréen
Cause : Il peut s’agir d’un problème d’encodage du fichier Excel.
Solution :
- Enregistrez le fichier Excel sous un autre nom pour le convertir en encodage UTF-8.
- Il est recommandé d’utiliser la dernière version de Microsoft Excel.
Message d’avertissement de dossier en double
Cause : Le même nom de dossier apparaît plusieurs fois dans la colonne A.
Solution :
- Utilisez la fonction de suppression des doublons dans Excel (Données > Supprimer les doublons).
- Ou vous pouvez ignorer l’avertissement et continuer (les dossiers existants sont automatiquement ignorés).
Erreur de caractères spéciaux
Cause : Le nom du dossier contient des caractères interdits par Windows.
Caractères interdits : < > : " / \ | ? *
Solution :
- Utilisez la fonction Rechercher et remplacer d’Excel pour supprimer ou remplacer les caractères spéciaux.
- Il est recommandé de les remplacer par un trait de soulignement (
_) ou un tiret (-).
Échec de la lecture du fichier
Cause : Le fichier Excel est corrompu ou en lecture seule.
Solution :
- Ouvrez le fichier Excel pour vérifier qu’il fonctionne correctement.
- Enregistrez-le sous un autre nom pour créer un nouveau fichier.
- Désactivez l’attribut de lecture seule.
Guide d’optimisation des performances
Traitement de fichiers Excel volumineux
Recommandations :
- Il est recommandé de créer moins de 500 dossiers à la fois.
- Si vous avez besoin de plus de dossiers, divisez les feuilles et exécutez l’opération plusieurs fois.
- Vous pouvez bénéficier d’une vitesse plus rapide sur un PC équipé d’un SSD.
Lors de l’utilisation d’un lecteur réseau
Précautions :
- La création de dossiers sur un lecteur réseau peut être plus lente.
- Il est recommandé d’effectuer les opérations en masse sur un lecteur local, puis de les déplacer.
Foire aux questions (FAQ)
Q1. Peut-on également utiliser les colonnes B et C d’Excel ?
Dans la version actuelle, seule la colonne A est reconnue comme nom de dossier. Utilisez les autres colonnes pour des notes ou des descriptions.
Q2. Peut-on ignorer automatiquement les lignes d’en-tête ?
Actuellement, toutes les données de la colonne A sont traitées comme des noms de dossiers. Si vous avez des lignes d’en-tête, supprimez-les manuellement ou saisissez les données à partir de la ligne 2.
Q3. Les cellules contenant des formules Excel fonctionnent-elles ?
Oui, la valeur calculée de la formule est utilisée comme nom de dossier.
Q4. Google Sheets est-il également pris en charge ?
Il n’est pas directement pris en charge. Téléchargez Google Sheets au format Excel (.xlsx), puis utilisez-le.
Q5. Peut-on importer plusieurs feuilles à la fois ?
Une seule feuille peut être sélectionnée à la fois. Pour utiliser plusieurs feuilles, importez-les individuellement et créez-les séquentiellement.
Sécurité et confidentialité
- FolderForge fonctionne uniquement sur votre PC local et ne nécessite pas de connexion Internet.
- Les fichiers Excel sont accessibles en lecture seule et ne sont pas modifiés.
- Les données utilisateur ne sont pas transmises à l’extérieur et sont traitées uniquement sur le PC.
- Les informations personnelles et les données sensibles peuvent également être traitées en toute sécurité.
Fonctionnalités associées
Importer depuis un fichier texte
Vous pouvez également importer des structures de dossiers à partir de fichiers texte ordinaires (.txt) et non seulement depuis Excel. C’est utile pour créer rapidement des listes simples ou des structures hiérarchiques.
Enregistrer le modèle
Les structures de dossiers fréquemment utilisées peuvent être enregistrées comme modèles pour être réutilisées. Gérez-les via le menu « Modèles » dans la barre latérale.
Feuille de route des mises à jour
Fonctionnalités à venir :
- Prise en charge de plusieurs colonnes (utilisation des colonnes B, C)
- Reconnaissance automatique de la structure hiérarchique (basée sur l’indentation)
- Sélection de fichiers par glisser-déposer
- Téléchargement automatique de modèles Excel
- Historique des fichiers récemment utilisés
Conclusion
La fonction d’importation Excel de FolderForge est un outil puissant qui vous permet de réaliser des tâches de création de dossiers en masse en quelques minutes. Mettez en œuvre facilement des listes de dossiers organisées dans une feuille de calcul sur votre PC pour maximiser votre productivité.
Résumé des points clés :
- Saisissez les noms de dossiers dans la colonne A d’Excel.
- Sélectionnez « Importer depuis Excel » dans la barre latérale.
- Sélectionnez le fichier et la feuille, puis vérifiez l’aperçu.
- Appliquez dans le champ de saisie pour créer les dossiers.