Te mostramos cómo crear automáticamente en tu PC listas de carpetas organizadas en hojas de cálculo de Excel. Es una función útil cuando necesitas crear estructuras de proyectos complejas o grandes cantidades de carpetas de una vez.
¿Qué es crear estructuras de carpetas desde Excel?
La función de importación desde Excel de FolderForge carga listas de nombres de carpetas escritas en archivos de Microsoft Excel (.xlsx, .xls) y crea automáticamente carpetas en PC con Windows. Elimina la molestia de crear manualmente decenas o cientos de carpetas y maximiza la eficiencia laboral.
Casos de uso:
- Creación masiva de carpetas de archivo de documentos por proyecto
- Construcción de carpetas de organización de datos por cliente y año
- Configuración de sistemas de gestión de archivos por categoría laboral
- Creación automática de carpetas por material educativo y clase
Método de acceso a la función
Hay dos formas de cargar archivos de Excel en FolderForge.
Método 1: Usar el menú de la barra lateral
- Después de ejecutar el software, revisa la barra lateral izquierda
- Haz clic en el menú «Importar desde Excel»
- El cuadro de diálogo de importación de hoja de cálculo se abre automáticamente
Método 2: Acceso directo desde la pantalla de inicio
- Haz clic en el menú «Inicio» en la barra lateral izquierda
- Revisa la función ubicada junto al botón «Importar desde archivo de texto» en la parte superior del área de entrada de estructura de carpetas
- Selecciona el botón u opción relacionada con Excel
Nota: Ambos métodos te llevan al mismo cuadro de diálogo de importación desde Excel.
Preparar el archivo de Excel
Formatos de archivo compatibles
.xlsx(Excel 2007 o superior).xls(Excel 97-2003)
Reglas para crear archivos de Excel
En el archivo de Excel, solo la columna A (primera columna) se reconoce como nombres de carpetas. Asegúrate de verificar lo siguiente.
Ejemplo correcto:
| Columna A (Nombre de carpeta) | Columna B (Nota – ignorada) |
|---|---|
| Proyecto_2024 | Año actual |
| Cliente_A | Cliente VIP |
| Cliente_B | Cliente regular |
| Copia_Datos | Copia mensual |
Precauciones:
- Introduce nombres de carpetas solo en la columna A (las columnas B, C, etc. se ignoran)
- Las filas vacías se omiten automáticamente
- Ten cuidado ya que las filas de encabezado (ej: «Nombre de carpeta», «Descripción», etc.) también se crean como carpetas
- Evita caracteres especiales no permitidos en Windows (
< > : " / \ | ? *)
Método de uso paso a paso
Paso 1: Seleccionar archivo de Excel
- En el cuadro de diálogo «Importar estructura de carpetas desde hoja de cálculo», haz clic en el botón «Seleccionar archivo Excel»
- Cuando se abra el explorador de archivos, selecciona el archivo de Excel preparado
- La ruta y el nombre del archivo se muestran en el cuadro de diálogo
Procesamiento automático:
- Al seleccionar el archivo, el software carga automáticamente la lista de hojas dentro del Excel
- La primera hoja se selecciona automáticamente
Paso 2: Seleccionar hoja
- Si el archivo de Excel tiene varias hojas, se activa el menú desplegable «Seleccionar hoja»
- Selecciona la hoja donde está escrita la lista de carpetas
- Puedes ver la guía «Solo se usan los datos de la columna A como nombres de carpetas» en la información sobre herramientas
Paso 3: Confirmar vista previa de datos
Los datos de la hoja seleccionada se cargan automáticamente y se muestran en la parte inferior.
Información de vista previa:
- Muestra hasta 20 filas en formato de tabla
- Se muestran todas las columnas, pero en realidad solo se usa la columna A
- Los números de fila se muestran junto para facilitar la verificación
Información estadística:
- Número de carpetas que se crearán
- Número de filas vacías que se ignorarán
- Número de nombres de carpetas válidos
Paso 4: Validación
El software valida automáticamente los siguientes elementos:
Validación de formato de archivo:
- Muestra mensaje de error si el formato no es compatible
Validación de nombres de carpetas:
- Verifica si contiene caracteres prohibidos en Windows
- Advertencia de nombres de carpetas duplicados (se puede continuar)
- Verificación de datos vacíos
En caso de error:
- Se muestra un mensaje de error claro en una ventana emergente
- Corrige la parte problemática e inténtalo de nuevo
Paso 5: Aplicar al campo de entrada
- Después de confirmar la vista previa y si no hay problemas, haz clic en el botón «Aplicar al campo de entrada»
- Los datos de Excel se convierten al formato de texto de estructura de carpetas
- Se insertan automáticamente en el área de entrada de estructura de carpetas de la pantalla principal
Ejemplo de resultado de conversión:
Columna A de Excel:
Project_2024
Client_A
Client_B
Texto convertido:
Project_2024
Client_A
Client_B
Paso 6: Ejecutar creación de carpetas
- En el área Selección de ruta debajo del campo de entrada, especifica la ubicación donde crear las carpetas
- En el área de vista previa de la derecha, confirma finalmente la estructura de carpetas que se creará
- Haz clic en el botón «Crear carpetas» en la parte inferior
Proceso de creación:
- Se muestra una barra de progreso y puedes verificar el estado en tiempo real
- Al completarse, se muestra un cuadro de diálogo de resultados junto con un mensaje de éxito
- Se proporcionan estadísticas como el número de carpetas creadas, elementos omitidos, etc.
Consejos de uso avanzado
Crear estructura jerárquica
La función actual de Excel solo admite carpetas de un solo nivel, pero puedes crear estructuras jerárquicas utilizando la función de entrada de texto.
Método:
- Carga la lista básica de carpetas desde Excel
- Edita manualmente el texto aplicado al campo de entrada
- Agrega sangría (2 espacios o tabulación) para expresar subcarpetas
Ejemplo:
Project_2024
Design
Development
Testing
Client_A
Contract
Deliverables
Procesamiento masivo de carpetas
Al crear cientos o más carpetas, se recomienda lo siguiente:
- Dividir el archivo de Excel en varias hojas para gestionar por categorías
- Cargar por hoja y crear carpetas gradualmente
- Proceder verificando los resultados de cada lote
Aplicar reglas de nomenclatura de carpetas
Reglas de nomenclatura para mejorar la eficiencia laboral:
- Incluir fecha:
2024-01_ProjectName - Sistema de números:
001_ClientA,002_ClientB - Prefijo de categoría:
DOC_Contract,IMG_Images
Guía de solución de problemas
Problema de nombres de carpetas en coreano que se corrompen
Causa: Puede ser un problema de codificación del archivo de Excel.
Solución:
- Guardar el archivo de Excel con otro nombre para convertir a codificación UTF-8
- Se recomienda usar la versión más reciente de Microsoft Excel
Mensaje de advertencia de carpetas duplicadas
Causa: El mismo nombre de carpeta aparece varias veces en la columna A.
Solución:
- Usa la función de eliminar duplicados en Excel (Datos > Quitar duplicados)
- O puedes ignorar la advertencia y continuar (las carpetas que ya existen se omiten automáticamente)
Error por incluir caracteres especiales
Causa: Se incluyeron caracteres prohibidos por Windows en los nombres de carpetas.
Caracteres prohibidos: < > : " / \ | ? *
Solución:
- Usa la función buscar y reemplazar en Excel para eliminar o sustituir caracteres especiales
- Se recomienda reemplazar con guión bajo (
_) o guión (-)
Fallo en la lectura del archivo
Causa: El archivo de Excel está dañado o en estado de solo lectura.
Solución:
- Abre el archivo de Excel para verificar que funciona normalmente
- Crea un nuevo archivo guardándolo con otro nombre
- Desactiva la propiedad de solo lectura
Guía de optimización de rendimiento
Procesamiento de archivos de Excel de gran tamaño
Recomendaciones:
- Se recomienda crear 500 carpetas o menos a la vez
- Si necesitas más carpetas, divide las hojas y ejecuta varias veces
- Puedes experimentar mayor velocidad en PC con SSD instalado
Al usar unidades de red
Precauciones:
- Al crear carpetas en unidades de red, la velocidad puede ser más lenta
- Para trabajos masivos, se recomienda realizar primero en unidad local y luego mover
Preguntas frecuentes (FAQ)
P1. ¿Se pueden usar también las columnas B y C de Excel?
En la versión actual, solo se reconoce la columna A como nombres de carpetas. Usa las otras columnas para notas o descripciones.
P2. ¿Se pueden omitir automáticamente las filas de encabezado?
Actualmente, todos los datos de la columna A se procesan como nombres de carpetas. Si hay filas de encabezado, elimínalas manualmente o introduce datos desde la fila 2.
P3. ¿Funcionan también las celdas que contienen fórmulas de Excel?
Sí, el valor del resultado calculado de la fórmula se usa como nombre de carpeta.
P4. ¿También se admite Google Sheets?
No se admite directamente. Descarga Google Sheets en formato Excel (.xlsx) y luego úsalo.
P5. ¿Se pueden cargar varias hojas a la vez?
Solo se puede seleccionar una hoja a la vez. Para usar varias hojas, carga cada una y crea secuencialmente.
Seguridad y privacidad
- FolderForge funciona solo en PC local y no requiere conexión a internet
- Los archivos de Excel se acceden solo en modo de lectura y no se modifican
- Los datos del usuario no se transmiten al exterior y se procesan solo dentro del PC
- La información personal o datos sensibles se pueden procesar de forma segura
Guía de funciones relacionadas
Importar desde archivo de texto
También puedes cargar estructuras de carpetas desde archivos de texto normales (.txt) en lugar de Excel. Es útil para escribir rápidamente listas simples o estructuras jerárquicas.
Guardar plantillas
Las estructuras de carpetas que uses frecuentemente se pueden guardar como plantillas para reutilizar. Gestiónalas en el menú «Plantillas» de la barra lateral.
Hoja de ruta de actualizaciones
Funciones programadas para agregar en el futuro:
- Soporte de múltiples columnas (uso de columnas B, C)
- Reconocimiento automático de estructura jerárquica (basado en sangría)
- Selección de archivos por arrastrar y soltar
- Descarga automática de plantillas de Excel
- Historial de archivos usados recientemente
Conclusión
La función de importación desde Excel de FolderForge es una herramienta poderosa que te permite completar trabajos de creación masiva de carpetas en pocos minutos. Implementa fácilmente en tu PC listas de carpetas organizadas en hojas de cálculo para maximizar la productividad laboral.
Resumen clave:
- Escribir nombres de carpetas en la columna A de Excel
- Seleccionar «Importar desde Excel» en la barra lateral
- Seleccionar archivo y hoja, luego confirmar vista previa
- Aplicar al campo de entrada para crear carpetas