Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine in einer Excel-Tabelle organisierte Ordnerliste automatisch auf Ihrem PC erstellen. Dies ist eine nützliche Funktion, wenn Sie komplexe Projektstrukturen oder eine große Anzahl von Ordnern auf einmal erstellen müssen.
Was bedeutet das Erstellen von Ordnerstrukturen mit Excel?
Die Excel-Importfunktion von FolderForge liest eine Liste von Ordnernamen, die in einer Microsoft Excel-Datei (.xlsx, .xls) geschrieben sind, und erstellt automatisch Ordner auf Ihrem Windows-PC. Dies eliminiert den Aufwand, Dutzende oder Hunderte von Ordnern manuell zu erstellen, und maximiert die Arbeitseffizienz.
Anwendungsbeispiele:
- Stapelweise Erstellung von Dokumentenablageordnern pro Projekt
- Einrichtung von Ordnern zur Datenorganisation nach Kunde und Jahr
- Konfiguration eines Dateiverwaltungssystems nach Arbeitskategorie
- Automatische Erstellung von Ordnern für Schulungsmaterialien und Kurse
Zugriff auf die Funktion
Es gibt zwei Möglichkeiten, Excel-Dateien in FolderForge zu importieren.
Methode 1: Über das Seitenleistenmenü
- Überprüfen Sie nach dem Start der Software die linke Seitenleiste.
- Klicken Sie auf das Menü „Aus Excel importieren“.
- Das Dialogfenster zum Importieren von Tabellenkalkulationen wird automatisch geöffnet.
Methode 2: Direkter Zugriff über den Startbildschirm
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Menü „Startseite“.
- Überprüfen Sie die Funktion, die sich neben der Schaltfläche „Aus Textdatei importieren“ über dem Eingabebereich für die Ordnerstruktur befindet.
- Wählen Sie die entsprechende Excel-Schaltfläche oder Option aus.
Hinweis: Beide Methoden führen zum selben Excel-Importdialog.
Excel-Datei vorbereiten
Unterstützte Dateiformate
.xlsx(Excel 2007 oder höher).xls(Excel 97-2003)
Regeln für die Erstellung von Excel-Dateien
In der Excel-Datei wird nur Spalte A (die erste Spalte) als Ordnername erkannt. Bitte beachten Sie Folgendes:
Korrekte Beispiele:
| Spalte A (Ordnername) | Spalte B (Notiz – wird ignoriert) |
|---|---|
| Project_2024 | Aktuelles Jahr |
| Client_A | VIP-Kunde |
| Client_B | Stammkunde |
| Data_Backup | Monatliches Backup |
Hinweise:
- Geben Sie Ordnernamen nur in Spalte A ein (Spalten B, C usw. werden ignoriert).
- Leere Zeilen werden automatisch übersprungen.
- Beachten Sie, dass Kopfzeilen (z. B. „Ordnername“, „Beschreibung“ usw.) ebenfalls als Ordner erstellt werden.
- Vermeiden Sie Sonderzeichen (
< > : " / \ | ? *), die in Windows nicht verwendet werden können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Excel-Datei auswählen
- Klicken Sie im Dialogfeld „Ordnerstruktur aus Tabellenkalkulation importieren“ auf die Schaltfläche „Excel-Datei auswählen“.
- Wenn der Datei-Explorer geöffnet wird, wählen Sie die vorbereitete Excel-Datei aus.
- Der Dateipfad und der Name werden im Dialogfeld angezeigt.
Automatische Verarbeitung:
- Nachdem Sie eine Datei ausgewählt haben, lädt die Software automatisch die Liste der Blätter in der Excel-Datei.
- Das erste Blatt wird automatisch ausgewählt.
Schritt 2: Blatt auswählen
- Wenn die Excel-Datei mehrere Blätter enthält, wird das Dropdown-Menü „Blatt auswählen“ aktiviert.
- Wählen Sie das Blatt aus, in dem die Ordnerliste erstellt wurde.
- Im Tooltip wird der Hinweis „Nur Daten in Spalte A werden als Ordnernamen verwendet“ angezeigt.
Schritt 3: Datenvorschau überprüfen
Die Daten des ausgewählten Blatts werden automatisch geladen und unten angezeigt.
Vorschau-Informationen:
- Es werden bis zu 20 Zeilen in Tabellenform angezeigt.
- Alle Spalten werden angezeigt, aber tatsächlich wird nur Spalte A verwendet.
- Zeilennummern werden ebenfalls angezeigt, um die Überprüfung zu erleichtern.
Statistische Informationen:
- Anzahl der zu erstellenden Ordner
- Anzahl der zu ignorierenden leeren Zeilen
- Anzahl der gültigen Ordnernamen
Schritt 4: Validierung
Die Software validiert automatisch die folgenden Punkte:
Dateiformat-Validierung:
- Anzeige einer Fehlermeldung bei nicht unterstütztem Format
Ordnernamen-Validierung:
- Überprüfung auf in Windows verbotene Zeichen
- Warnung bei doppelten Ordnernamen (Fortsetzung möglich)
- Überprüfung auf leere Daten
Bei Fehlern:
- Eine klare Fehlermeldung wird als Pop-up angezeigt.
- Beheben Sie das Problem und versuchen Sie es erneut.
Schritt 5: Im Eingabefeld anwenden
- Überprüfen Sie die Vorschau und klicken Sie, falls keine Probleme vorliegen, auf die Schaltfläche „Im Eingabefeld anwenden“.
- Die Excel-Daten werden in das Textformat der Ordnerstruktur konvertiert.
- Sie werden automatisch in den Eingabebereich für die Ordnerstruktur auf dem Hauptbildschirm eingefügt.
Beispiel für das Konvertierungsergebnis:
Excel Spalte A:
Project_2024
Client_A
Client_B
Konvertierter Text:
Project_2024
Client_A
Client_B
Schritt 6: Ordnererstellung ausführen
- Geben Sie im Bereich „Pfad auswählen“ unter dem Eingabefeld den Speicherort an, an dem die Ordner erstellt werden sollen.
- Überprüfen Sie die zu erstellende Ordnerstruktur abschließend im Vorschaubereich auf der rechten Seite.
- Klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Ordner erstellen“.
Erstellungsprozess:
- Ein Fortschrittsbalken wird angezeigt, und Sie können den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
- Nach Abschluss wird ein Erfolgsdialog mit einer Erfolgsmeldung angezeigt.
- Statistiken wie die Anzahl der erstellten Ordner und übersprungene Elemente werden bereitgestellt.
Erweiterte Nutzungstipps
Hierarchische Strukturen erstellen
Die aktuelle Excel-Funktion unterstützt nur Ordner auf einer Ebene, aber Sie können hierarchische Strukturen mit der Texteingabefunktion erstellen.
Methode:
- Importieren Sie die grundlegende Ordnerliste aus Excel.
- Bearbeiten Sie den im Eingabefeld angewendeten Text manuell.
- Fügen Sie Einzüge (2 Leerzeichen oder Tabulator) hinzu, um Unterordner darzustellen.
Beispiel:
Project_2024
Design
Development
Testing
Client_A
Contract
Deliverables
Massenordnerverarbeitung
Beim Erstellen von Hunderten oder mehr Ordnern wird Folgendes empfohlen:
- Verwalten Sie Excel-Dateien, indem Sie sie in mehrere Blätter nach Kategorien aufteilen.
- Importieren Sie blattweise und erstellen Sie Ordner schrittweise.
- Überprüfen Sie die Ergebnisse nach jedem Stapel und fahren Sie fort.
Anwenden von Ordnerbenennungsregeln
Benennungsregeln zur Steigerung der Arbeitseffizienz:
- Datum enthalten:
2024-01_ProjectName - Nummerierungssystem:
001_ClientA,002_ClientB - Kategoriepräfix:
DOC_Contract,IMG_Images
Fehlerbehebungsanleitung
Problem mit defekten koreanischen Ordnernamen
Ursache: Es könnte ein Kodierungsproblem der Excel-Datei vorliegen.
Lösung:
- Speichern Sie die Excel-Datei unter einem anderen Namen, um sie in UTF-8-Kodierung zu konvertieren.
- Es wird empfohlen, die neueste Version von Microsoft Excel zu verwenden.
Warnmeldung für doppelte Ordner
Ursache: Derselbe Ordnername erscheint mehrmals in Spalte A.
Lösung:
- Verwenden Sie die Funktion zum Entfernen von Duplikaten in Excel (Daten > Duplikate entfernen).
- Alternativ können Sie die Warnung ignorieren und fortfahren (bereits vorhandene Ordner werden automatisch übersprungen).
Fehler aufgrund von Sonderzeichen
Ursache: Der Ordnername enthält Zeichen, die in Windows verboten sind.
Verbotene Zeichen: < > : " / \ | ? *
Lösung:
- Entfernen oder ersetzen Sie Sonderzeichen in Excel mit der Funktion „Suchen und Ersetzen“.
- Es wird empfohlen, durch Unterstriche (
_) oder Bindestriche (-) zu ersetzen.
Fehler beim Lesen der Datei
Ursache: Die Excel-Datei ist beschädigt oder schreibgeschützt.
Lösung:
- Öffnen Sie die Excel-Datei und überprüfen Sie, ob sie ordnungsgemäß funktioniert.
- Speichern Sie sie unter einem anderen Namen, um eine neue Datei zu erstellen.
- Deaktivieren Sie das schreibgeschützte Attribut.
Leistungsoptimierungsleitfaden
Verarbeitung großer Excel-Dateien
Empfehlungen:
- Es wird empfohlen, nicht mehr als 500 Ordner auf einmal zu erstellen.
- Wenn Sie mehr Ordner benötigen, teilen Sie die Blätter auf und führen Sie den Vorgang mehrmals aus.
- Auf PCs mit SSD können Sie eine höhere Geschwindigkeit erleben.
Bei Verwendung von Netzlaufwerken
Hinweis:
- Beim Erstellen von Ordnern auf Netzlaufwerken kann die Geschwindigkeit langsamer sein.
- Es wird empfohlen, Massenoperationen zuerst auf einem lokalen Laufwerk durchzuführen und dann zu verschieben.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F1. Können auch die Spalten B und C in Excel verwendet werden?
In der aktuellen Version wird nur Spalte A als Ordnername erkannt. Andere Spalten können für Notizen oder Beschreibungen verwendet werden.
F2. Können Kopfzeilen automatisch übersprungen werden?
Derzeit werden alle Daten in Spalte A als Ordnernamen behandelt. Wenn eine Kopfzeile vorhanden ist, löschen Sie diese manuell oder geben Sie die Daten ab Zeile 2 ein.
F3. Funktionieren auch Zellen mit Excel-Formeln?
Ja, der berechnete Wert der Formel wird als Ordnername verwendet.
F4. Werden Google Tabellen unterstützt?
Direkt nicht. Laden Sie Google Tabellen im Excel-Format (.xlsx) herunter und verwenden Sie sie dann.
F5. Können mehrere Blätter gleichzeitig importiert werden?
Es kann jeweils nur ein Blatt ausgewählt werden. Wenn Sie mehrere Blätter verwenden möchten, importieren Sie diese einzeln und erstellen Sie die Ordner nacheinander.
Sicherheit und Datenschutz
- FolderForge funktioniert nur auf dem lokalen PC und benötigt keine Internetverbindung.
- Auf Excel-Dateien wird nur lesend zugegriffen und sie werden nicht geändert.
- Benutzerdaten werden nicht extern übertragen und nur auf dem PC verarbeitet.
- Persönliche oder sensible Daten können sicher verarbeitet werden.
Hinweise zu verwandten Funktionen
Aus Textdatei importieren
Ordnerstrukturen können auch aus normalen Textdateien (.txt) importiert werden, nicht nur aus Excel. Dies ist nützlich, um schnell einfache Listen oder hierarchische Strukturen zu erstellen.
Vorlagen speichern
Häufig verwendete Ordnerstrukturen können als Vorlagen gespeichert und wiederverwendet werden. Verwalten Sie diese im Menü „Vorlagen“ in der Seitenleiste.
Update-Roadmap
Zukünftig geplante Funktionen:
- Unterstützung mehrerer Spalten (Nutzung von Spalten B, C)
- Automatische Erkennung hierarchischer Strukturen (basierend auf Einzügen)
- Dateiauswahl per Drag Drop
- Automatischer Download von Excel-Vorlagen
- Verlauf der zuletzt verwendeten Dateien
Fazit
Die Excel-Importfunktion von FolderForge ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie die Massenordnererstellung in wenigen Minuten abschließen können. Implementieren Sie Ordnerlisten, die in Tabellenkalkulationen organisiert sind, einfach auf Ihrem PC, um die Arbeitsproduktivität zu maximieren.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Ordnernamen in Excel-Spalte A eingeben
- „Aus Excel importieren“ in der Seitenleiste auswählen
- Datei und Blatt auswählen und Vorschau überprüfen
- Im Eingabefeld anwenden und Ordner erstellen